هیات های حل اختلاف پس از رسیدن اعتراض با رعایت نوبت افراد برای دو طرف دعوتنامه کتبی می فرستند.
در صورتی که هر دو طرف دعوا یا نماینده آن ها و یا یکی از طرفین دعوا حضور نداشته باشد مانع از صدور رای نیست.
هیات حل اختلاف تا یک ماه بعد از رسیدن پرونده رای لازم را صادر میکند و در صورت نیاز هیات حل اختلاف می تواند از متخصصین دعوت و نظرات ان ها را بشنود.